【学校向け】卒業アルバムのデータ化を検討中の方へ｜費用・流れ・業者選びを徹底解説

Yoshio Nkashima
7 日前
読了時間: 14分

更新日：3 日前

「学校にたくさん保管してある卒業アルバムをデータ化したい」

「データ化に向けてどうすればいいのか、かわからない」

多くの学校では、卒業アルバムを見本や記録として保管しています。ただ、学校側も創設年数が長ければ、それだけ卒業アルバムの冊数も多くなり保管スペースが必要になります。

また、長年保管していると烈火の問題から保管方法を変更したいと悩んでいる学校もあるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、学校に保管されている卒業アルバムを整理する方法ついて詳しく解説をしていきます。

■この記事を読んでわかること

卒業アルバムをデータ化するメリット・デメリット
卒業アルバムをデータ化する方法
データ化に向けた業者選びのポイント

卒業アルバムをデータ化するための具体的な方法や進め方などを解説しているので、ぜひ参考にしてください。

学校にある卒業アルバムをデータ化をするメリット

学校にある卒業アルバムをデータ化するメリットは、以下3つあります。

卒業アルバムの保管スペースが削減できる
卒業生への配布や共有がしやすくなる
災害時のリスク管理ができる

卒業アルバムをデータ化すると、管理も容易になりますし、保管スペースが不要になるなどメリットがありますので、ここで解説する内容を、ぜひ参考にしてください。

卒業アルバムの保管スペースが削減できる

学校にある卒業アルバムは年数を重ねるごとに増え続け、保管場所の確保が課題となります。

数十年分のアルバムが保管されている場合、書庫や倉庫の棚を多く占有し、限られたスペースの中で、他の教育資料や備品の収納に支障をきたすこともあります。

その点、卒業アルバムのデータ化をおこなえば、卒業アルバムの原本をすべてPDFやJPEGなどのデータファイルに変換できるため、パソコンや外付けハードディスク、クラウド上で一括管理が可能になります。

たとえば、50冊分のアルバムを1本のUSBメモリやクラウドに収められるため、物理的な保管場所は不要になります。また、劣化や破損のリスクも避けられるので、長期保存にも適しています。

卒業アルバムのデータ化は保管スペースの削減だけでなく、校内の資源管理や情報整理の効率化にもつながります。

卒業生への配布や共有がしやすくなる

卒業アルバムを原本のままだと、共有をするときに原本を持ち出す必要があり、共有するにも難しいのが実情です。

卒業から年月が経つと処分されていることもあるので、希望しても入手できないなんてこともあります。そのため、卒業アルバムをデータ化することで、アルバムを画像データとして保存できるため、データの共有ができるようになり、こうした問題を解消できます。

卒業生が希望すれば、USBメモリに保存して渡したり、専用のクラウドフォルダにアップロードして個別にダウンロードできるようにしたりすることが可能です。

これにより、遠方に住む卒業生や紛失してしまった人でも簡単に卒業アルバムをデータとして提供することできますよね。

災害時のリスク管理ができる

卒業アルバムは一度きりしか作れない大切なものですが、紙媒体のまま保管していると、火災・水害・地震などの自然災害によって一瞬で失われる可能性があります。

学校では、アルバムが書庫や倉庫に大量に保管されているため、災害による被害が広範囲に及ぶリスクがあります。こうしたリスクに備える手段として有効なのが、アルバムのデータ化です。

卒業アルバムをデータとして保存しておけば、USBメモリや外付けハードディスクに複製したり、クラウド上にバックアップを取ったりすることで、万が一校舎が被災しても記録を失わずに済みます。

災害時に卒業生からの再発行依頼があっても、データがあれば迅速に対応できますよね。

このように、データ化は思い出の保護にとどまらず、学校の記録資産を守るための災害対策としても重要な役割を果たします。

学校にある卒業アルバムをデータ化をするデメリット

学校にある卒業アルバムをデータ化するデメリットは、以下3つあります。

個人情報の取り扱いリスクがある
著作権や肖像権の問題が出る可能性
コストがかかる

卒業アルバムをデータ化するメリットだけでなく、デメリットを理解しておくことで、何かあったときにすぐに対応ができるので、ここでしっかり把握をしておきましょう。

個人情報の取り扱いリスクがある

卒業アルバムには、生徒の顔写真・氏名・クラス情報など、個人情報が多く含まれています。

卒業アルバムをデータ化するということは、写真や文字情報がデジタルデータとして保存・管理されることを意味します。そのため、外部への漏洩や不正アクセスといったリスクがあることを理解しておきましょう。

たとえば、スキャン作業を業者に依頼した場合、データを受け渡す過程や保存管理の方法によっては、意図せず情報が流出してしまう可能性が考えられます。学校内で保存する場合でも、セキュリティが脆弱だったり、管理を怠ると、内部からの情報漏洩が起こる恐れもあるので注意が必要です。

このようなリスクを避けるためには、信頼性の高いスキャニング業者を選定し、暗号化・アクセス制限などの安全対策を講じてもらいましょう。

著作権や肖像権の問題が出る可能性

卒業アルバムには、生徒や教職員の顔写真、集合写真、名前、学校行事の様子など、多くの人物が写り込んでおり、それぞれに肖像権が発生します。

たとえば、卒業生が自分の写真は掲載してほしくないと主張した場合、それを尊重せずに公開すれば、トラブルに発展することもあります。撮影者の許可なく写真を再利用することも、著作権侵害にあたることもあるので注意が必要です。

データ化をおこなうときには、肖像権・著作権の権利者や関係者に事前確認を取ることが重要です。利用範囲を明確にし、適切な同意を得ることでトラブルを防げます。

コストがかかる

卒業アルバムをデータ化するには、スキャン作業や画像処理にかかる手間を考慮して、ある程度の費用が発生します。

卒業アルバムを多く保管している場合は、1冊あたり数千円～1万円程度の費用がかかることもあり、学校全体の予算として見るとかなりの負担額になることもあります。

破損や色あせがあるアルバムを補正するオプションを依頼したり、データを保存するためのUSBメモリや外付けハードディスク、クラウドストレージの契約をすれば、費用が上乗せされます。

業者選びを間違えると、品質に見合わない高額請求を受けるケースもあるため、事前に相見積もりを取るなどの慎重な判断が必要です。

学校で卒業アルバムをデータ化する方法

卒業アルバムをデータ化するメリットとデメリットを解説をしてきました。ここからは、卒業アルバムのデータ化をする方法について2つ紹介します。

自分でスキャンする場合
業者に依頼する場合

卒業アルバムを整理するために、学校として適した方法を見つけてもらい、データ化に向けて相談をしていきましょう。

自分でスキャンする場合

学校には、複合機がある場合が多いため、先生達と協力をしながら、卒業アルバムをデータ化することができます。

学校に設置してある複合機とパソコンを使用すれば、スキャンに必要な道具を揃える必要もなく、高像度で綺麗にスキャンができます。

メリット	デメリット
・隙間時間に作業ができる・費用を抑えられる・高解像度にスキャンができる	・重労働な作業になってしまう・複合機の操作が必要になる・連続スキャンができない

学校にある複合機を使ってデータ化するのは簡単にできます。他の先生と手分けをしてデータ化をすれば、作業時間を分散することができます。

ただし、卒業アルバムを自分たちでスキャンをするのは手軽に始められる一方で、保管している卒業アルバムを全ておこなうには、保管してある棚から職員室に運ぶなど重労働になる可能性もあるので協力しながらおこなうのが良いでしょう。

業者に依頼する場合

学校で卒業アルバムをデータ化したいが、忙しく、スキャンをする工数が確保できない場合は、卒業アルバムをデータ化してくれるスキャニング専門の業者に依頼してみるのを検討してみましょう。

専門業者に依頼すれば、スキャンする作業をすべて業者が行ってくれます。

メリット	デメリット
・高品質に仕上げてくれる・短期間でデータ化してくれる・データの管理が楽になる	・費用がかかる・個人情報の取り扱いに注意が必要である・卒業アルバムが破損する可能性がある

スキャニング専門業者にお願いすることで、時間と手間が省けて、学校業務に支障をきたすことはなくなります。

どこのスキャニング専門店にお願いすればいいのかは、こちらの記事で紹介をしていますので、ぜひ参考にしてください。

卒業アルバムをデータ化するときの業者選びのポイント

卒業アルバムをデータ化する方法が理解できたところで、業者選びのポイントについて解説をしていきます。

対応できるアルバムの状態
卒業アルバムデータ化の納期と料金
セキュリティ体制の有無
データ形式

データ化に向けて適した業者を選べるように、ここで何に注意しておけばいいのか理解を深めていきましょう。それぞれ、詳しく解説をしています。

対応できるアルバムの状態

卒業アルバムは年数が経過するにつれて、表紙の破損やページの色あせ、のりの剥がれ、カビが発生するなど、さまざまな劣化が見られます。これらの状態にすべての業者が対応できるわけではありません。

一部の業者では、きれいな状態の卒業アルバムのみ対応できる、ページが完全に開かないとスキャン不可などの条件もあるため、事前に対応可能な卒業アルバムの状態が何かを確認しておきましょう。

たとえば、古い卒業アルバムを裁断せずにスキャンしたい場合には、非破壊スキャンに対応している業者を選ぶ必要があります。また、破損ページの補修や画像補正を行ってくれるかどうかも、業者によって異なります。

依頼後に対応できませんと言われないようにするためにも、依頼前に卒業アルバムの状態を写真で送り、業者に確認してもらうのも良いでしょう。対応力のある業者を選ぶことで、劣化した卒業アルバムでも安全かつ高品質にデータ化することができます。

卒業アルバムデータ化の納期と料金

卒業アルバムのデータ化を業者に依頼するときは、必ず確認すべきなのが納期と料金です。業者によって作業スピードや料金体系が大きく異なり、依頼者の希望と合わない場合、トラブルの原因となることもあります。

たとえば、卒業式や同窓会などの行事に合わせてデータを用意したい場合は、納期が遅れるとイベントに間に合わない可能性があります。そのため、依頼をする前には複数の業者に以下のことを確認してみましょう。

納期
料金
スキャン方法（裁断の有無）
画像補正の有無
保存形式（JPEG、PDF、クラウドなど）
納品方法

基本料金だけでなく、追加オプションの費用や送料の有無まで含めて事前に見積もりを取り、総額を把握しておくことが大切です。

納期と料金を明確に提示できる業者を選ぶことで、安心して依頼することができますよ。

セキュリティ体制の有無

先ほど、卒業アルバムには著作権や肖像権の問題が出ることを解説しました。

こうしたデータを業者に預けてデータ化する場合、情報漏洩や不正使用を防ぐためのセキュリティ体制が整っているかを事前に確認しておきましょう。

ISO27001（情報セキュリティマネジメントシステム）の認証を取得している
データの暗号化・社内アクセスの制限・ログ管理などを行っている

上記の対応ができている業者は比較的安全性が高いと判断できます。データの取り扱いに関する規定や業務終了後のデータ削除方針が明記されているかも確認すべきポイントです。

セキュリティ対策が不十分な業者に依頼すると、万が一情報が外部に漏れた場合、学校として重大な責任を問われるリスクがあります。安心して依頼するためには、公式サイトや問い合わせでセキュリティに関する具体的な対策を必ず確認しておきましょう。

データ形式

卒業アルバムをデータ化するときに確認しておきたいのが、納品されるデータ形式です。

業者によって、JPEG、PDF、TIFFなどさまざまな拡張子に対応しているところがあるので、希望する利用方法に合った形式でないと、後々使いづらくなる可能性があります。

たとえば、ページ単位で閲覧や印刷を行いたい場合はPDF形式が便利ですが、写真を個別に使いたい場合にはJPEGのほうが適しています。また、画像の解像度やカラー設定によっては、画質が劣化していたり、細部が不鮮明になったりすることもあるため、スキャン解像度（例：300dpi以上が推奨）などの仕様も確認する必要があります。

クラウド納品かUSB・DVDなどの物理メディア納品かも業者によって異なるため、使用環境に合わせた納品方法を選べるかも確認しておきましょう。

こうした情報を事前に確認しておくことで、データを受け取った後の運用がスムーズになり、再作業やトラブルの防止につながります。

学校にある卒業アルバムをデータ化するときによくある質問

はじめて卒業アルバムをデータ化するにはわからないことが多くあります。そこで、ここでは卒業アルバムをデータ化するときによくある質問を紹介します。

個人情報漏洩のリスクは？
データのバックアップはどうする？
原本はどうなる？

その他に、相談したいことがあればスキャニング業者に相談してみましょう。わからないまま進めてしまうと仕上がりが違ってしまう場合もあるからです。それぞれ、詳しく解説をしていきます。

個人情報漏洩のリスクは？

卒業アルバムには氏名や顔写真などの個人情報が多く含まれているため、データ化にあたって情報漏洩のリスクを不安に思う方も多いでしょう。

実際に、業者が十分なセキュリティ対策を講じていない場合、外部への流出や不正利用の可能性も否定できません。こうしたリスクを避けるには、業者の情報管理体制を事前に確認することが大切です。

また、作業完了後にデータを完全削除してくれるかどうかも重要です。信頼できる業者を選べば、リスクは最小限に抑えられます。

データのバックアップはどうする？

卒業アルバムのデータは、万が一のトラブルに備えて必ずバックアップを取っておきましょう。

業者によっては、クラウドストレージにデータを保管したうえで、USBやDVDなどの物理メディアで納品してくれるサービスもありますが、それに頼りきりにせず、受け取った後も学校側で二重・三重にバックアップを行うのが理想です。

外付けハードディスクとクラウドストレージを併用すれば、機器の故障や災害時にも安心です。学校で管理する場合は、アクセス権限を限定し、保存先も暗号化された場所に設定するなど、情報保護にも注意しましょう。

バックアップ体制を整えることで、長期的に安全かつ安定した管理が可能になります。

原本はどうなる？

データ化を行ったあとの卒業アルバムの原本をどう扱うかは、学校側で事前に方針を決めておきましょう。

業者によっては、スキャン作業のためにアルバムを一時的に裁断する「裁断スキャン」を行う場合があります。一方で、原本を傷つけない「非破壊スキャン」に対応している業者もあり、こちらを選べばアルバムは元の状態で戻ってきます。

原本を保存しておきたい場合は、必ず非破壊スキャンに対応しているか確認しましょう。原本の返却有無や保管・処分の取り扱いについても、業者と事前に取り決めておくと安心です。

学校にある卒業アルバムをデータ化するならメモリーズスキャンに相談をしてみよう！

卒業アルバムをデータ化するなら、メモリーズスキャンに依頼するのがおすすめです。卒業アルバムはかさばるうえ、長年保管してきた大量の卒業アルバムを、データ化するには手間がかかります。

メモリーズスキャンは、卒業アルバムや写真などをプロ仕様の機器と技術でデータ化するスキャニングサービスを提供しており、大切な卒業アルバムを丁寧にデータ化をしてくれます。

卒業アルバムをコンパクトに保管したいと検討していたらメモリーズスキャンを利用してみてはいかがでしょうか。まずは、お申込みページにてシミュレーションができますので、ぜひお試しください。

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